Dein Kunde bestellt per E-Mail? Ist das überhaupt bindend? Diese Frage klärt für uns Rechtsanwalt Jan Martenstein in unserem heutigen Fachbeitrag.

In den Unterschriftenrichtlinien von Unternehmen findet sich oftmals der (unzutreffende) Hinweis, dass Korrespondenz per E-mail generell nicht verbindlich ist. Geht man von der generellen Unverbindlichkeit aus, besteht die Gefahr, Erklärungen elektronisch rechtsverbindlich abzugeben, ohne sich dessen bewusst zu sein, weil kein unterschriebenes Schriftstück existiert. Dies lässt sich vermeiden, indem folgende Grundsätze berücksichtigt werden. Das Gesetz unterscheidet zwischen verschiedenen Formen für Rechtsgeschäfte: Schriftform, Textform, notarielle Beurkundung und öffentliche Beglaubigung. Sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist (z.B. notarielle Beurkundung von Grundstückskaufverträgen oder Gesellschaftsverträgen), können Vertragspartner die Form frei vereinbaren. Letzteres ist für den Vertragsabschluss per E-mail von entscheidender Bedeutung.

Unterschrift oder elektronische Signatur?

Die Schriftform erfordert grundsätzlich die eigenhändige Unterschrift der Vertragsparteien unter eine Urkunde. Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt. „Ein anderes“ ergibt sich z.B. bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen, wonach die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist.

Um die elektronische Form zu erfüllen, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.

Ist durch ein Gesetz (z.B. für Widerrufsbelehrungen) Textform vorgeschrieben, ist lediglich der Vertragstext ohne die Unterschrift der Vertragsparteien schriftlich niederzulegen.

Sofern ein Formgesetz nicht existiert, können Willenserklärungen zur Wahrung der vereinbarten Schriftform auch telekommunikativ übermittelt werden. Dies gilt z.B. bei der Anbahnung und bei dem Abschluss von im Unternehmensbereich besonders relevanten Kauf-, Werk- und Dienstleistungsverträgen oder aber auch bei Mahnungen, Fristsetzungen oder Mängelrügen. Die Schriftform wird dann durch E-mail, Telefax, Telegramm, Fernschreiben, Teletex oder ein Computerfax gewahrt. Auf die eigenhändige Unterschrift kommt es nicht an. Korrespondenz per E-mail ist also grundsätzlich verbindlich.

Wie kann ich Bestellungen per E-Mail ausschließen?

Wenn aus Gründen der Rechtssicherheit bei formfreien Rechtsgeschäften der Vertragsabschluss per E-Mail oder Fax etc. ausgeschlossen werden soll, sind insbesondere langfristig angelegte Verträge mit Geschäftspartnern (z.B. Lieferantenverträge) so zu gestalten, dass entweder eine elektronische Signatur verlangt wird oder zur Wirksamkeit des Vertragsabschlusses die Unterschriften der Vertragsparteien unter ein Dokument erforderlich sind. Dies kann auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen geregelt werden.

Dieser Beitrag stellt einen Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit dar und kann eine Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Über Jan Martenstein

Jan Martenstein ist Rechtsanwalt und Partner der Kanzlei Franke & Zdarsky aus Frankfurt am Main und Franchising- Verbandsanwalt des DFNV (Deutscher Franchise Nehmer Verband). Er berät und vertritt vorwiegend Mandanten aus der Wirtschaft in den Bereichen Handels- und Gesellschaftsrecht sowie im Vertragsrecht. Er ist gerne erreichbar unter www.fzf.de, ra-martenstein@fzf.de oder 069/7950060.